Sebelum membahas cara menggunakan google drive mari kita kenali terlebih dahulu. Google Workspace (sebelumnya dikenal sebagai G Suite) mencapai 2 miliar lebih pengguna yang mengejutkan. Sementara lebih dari 1,5 miliar pengguna terutama menggunakan layanan untuk akses akun email gratis melalui Gmail, banyak pengguna menghargai berbagai pilihan aplikasi terintegrasi.
Apa itu Google Drive dan fungsinya?
Google Drive adalah layanan penyimpanan berbasis cloud yang berfungsi sebagai tempat menyimpan file. Anda dapat dengan mudah menyimpan, mengelola, dan berbagi konten seperti dokumen, gambar, dan file audio, yang bisa di akses dari mana saja.
Unggah dan unduh file sesuai kebutuhan, atur dalam struktur folder yang intuitif, dan bagikan dengan orang yang tepat.
Antarmuka intuitif dan integrasi Google Drive dengan aplikasi Google lainnya telah membuatnya nyaman untuk penggunaan pribadi serta usaha kecil dan menengah dan perusahaan rintisan.
Menggunakan Google Drive untuk Manajemen Pengetahuan
Tidak tau cara menggunakan google drive dan tidak memiliki strategi manajemen pengetahuan yang tepat dapat membuang waktu Anda serta menciptakan pekerjaan tambahan..
Google Drive dapat menjadi langkah pertama ke arah yang benar untuk memastikan bahwa pengetahuan organisasi disimpan dan dibagikan dengan benar. Mengumpulkan konten di satu tempat membantu memperbaiki masalah dengan silo informasi, di mana dokumen dan konten penting tersangkut di hard drive atau di kotak masuk email seseorang.
Google Drive hadir dengan daftar panjang fitur yang mengesankan, termasuk:
- 15 GB penyimpanan gratis.
- Kemampuan untuk menyimpan berbagai jenis file dan ekstensi file, seperti dokumen, foto, file audio dan video, dan banyak lagi.
- Struktur folder intuitif untuk mengatur konten.
- Penyimpanan lampiran langsung ke Drive dari Gmail.
- Integrasi yang berfungsi baik dengan alat Google Workspace lainnya.
- Manajemen akses pengguna dengan folder atau tautan.
- Login aman, termasuk opsi autentikasi dua faktor.
- Integrasi dengan aplikasi di luar G Suite untuk meningkatkan fungsionalitas.
- Kompatibilitas dengan file Microsoft Office.
- Opsi untuk akses offline.
Manfaat Google Drive
Manfaat Google Drive akan bergantung pada bagaimana dan mengapa Anda menggunakannya, tetapi beberapa keuntungan populer meliputi:
- Gratis untuk digunakan
- Mulai dalam hitungan menit — Drive tidak memerlukan banyak keterampilan teknis atau instalasi apa pun.
- Bekerja dengan antarmuka yang bersih dan intuitif yang mudah dinavigasi.
- Akses file di mana saja dan dari perangkat apa pun.
- Edit dan kelola akses pengguna ke file dan folder.
Cara Menggunakan Google Drive (Tutorial Langkah-demi-Langkah)
Jika Anda tertarik untuk menggunakan alat ini, biarkan tutorial cara menggunakan google drive di bawah ini memandu Anda melalui praktik terbaik untuk menyiapkannya:
1. Siapkan Akun Google
Apakah Anda memiliki alamat Gmail, menggunakan Google Mail, atau bekerja dengan produk Google lainnya? Maka Anda sudah mendapatkan akses Google Drive. Jika tidak, mulailah dengan mendaftar.
Untuk versi gratis, daftar ke Gmail. Banyak bisnis akan memilih untuk mengakses Google Drive melalui Google Workspace berbayar yang lebih canggih.
2. Temukan Drive Saya
Beranda default Google Drive adalah Drive Saya. Anda juga dapat menavigasi ke sana melalui bilah sisi kiri.
Drive Saya adalah tempat Anda akan menemukan semua file Google Anda, lengkap dengan akses cepat ke file terbaru dan ikhtisar folder Anda. Jadi, meskipun Anda belum pernah menggunakan Drive sebelumnya, Anda akan menemukannya penuh dengan file jika Anda sudah menjadi pengguna Google Documents, Spreadsheet, atau aplikasi Google lainnya.
3. Kenali Tombol Baru
Salah satu tombol paling penting cara menggunakan google drive adalah tombol dengan ikon plus, bernama Baru. Klik tombol ini untuk membuat folder baru, mengunggah file atau folder, atau membuat file baru di aplikasi Google lainnya seperti Dokumen dan Spreadsheet.
Anda juga dapat menghubungkan lebih banyak aplikasi Google melalui pasar Google Workspace.
4. Atur Struktur Folder Anda
Meskipun Drive memiliki fungsi pencarian, kami sangat menyarankan cara menggunakan google drive dengan menyiapkan struktur folder. Folder memungkinkan Anda dengan cepat mengelompokkan dan menavigasi ke file yang tepat.
Mengelompokkan file ke dalam folder juga memudahkan berbagi beberapa file dengan orang lain.
Buat folder baru dengan mengklik tombol Baru di bar samping, lalu tambahkan dan beri nama folder sebanyak yang Anda butuhkan. Seret dan lepas folder satu sama lain untuk membuat struktur folder bersarang.
Saat membuat folder, sebaiknya pertimbangkan cara Anda menggunakan file. Misalnya, apakah Anda sering berbagi laporan pemasaran dengan tim Anda? Maka masuk akal untuk menempatkan semuanya dalam satu folder dan berbagi seluruh folder alih-alih berbagi file satu per satu.
5. Akses File Dari Orang Lain
Dengan mengklik Dibagikan dengan saya di bilah sisi kiri, Anda akan mendapatkan gambaran umum tentang file dan folder yang telah dibagikan orang lain kepada Anda.
Tampilan cepat menampilkan dokumen terbaru dari setiap orang yang telah berbagi file dengan Anda.
6. Kelola File Google Drive Anda
Saat Anda mengklik kanan file, Anda akan disajikan dengan daftar opsi. Misalnya, Anda dapat melihat lokasi file, mengunduhnya, atau membagikannya.
Setelah Anda mendapatkan struktur folder, mulailah mengatur file ke dalam folder dengan mengklik kanan dan memilih folder yang tepat. Atau, Anda dapat menyeretnya langsung ke folder pilihan. Anda juga dapat memindahkan file ke folder saat menggunakan file di aplikasi lain, seperti Google Dokumen atau Spreadsheet.
Apakah Anda perlu membersihkan Drive? Jika Anda mengklik kanan pada file, Anda dapat memilih untuk membuangnya tetapi ingat bahwa ini juga menghapus file dari alat yang sesuai, seperti Google Documents.
Mengklik kanan juga memberi Anda opsi Menambahkan sebagai berbintang, yang menambahkan file ke label dengan nama yang sama di bilah sisi kiri.
7. Jelajahi Navigasi Prioritas
Cara menggunakan google drive di bagian atas bilah sisi kiri, Anda akan menemukan Prioritas. Prioritas memungkinkan Anda segera melihat file favorit Anda.
Di sini, Google Drive menyoroti file berdasarkan pekerjaan terakhir Anda. Untuk mempercepat navigasi lebih lanjut, Anda dapat mengubah Prioritas menjadi beranda Drive Anda.
Prioritas juga memiliki ruang untuk Ruang Kerja. Ruang kerja menampung hingga 25 file (untuk versi Google Workspace dasar). Ruang kerja adalah cara lain untuk mengelompokkan dan mengakses file yang paling sering Anda kerjakan dengan cepat, misalnya, file penting yang terkait dengan satu proyek tertentu.
8. Bagikan File dan Folder Dengan Orang yang Tepat
Akhirnya, kita sampai pada salah satu aspek terpenting dari cara menggunakan google drive yatu berbagi file Anda dengan orang lain.
Proses untuk berbagi file dan folder adalah sama. Anda klik kanan dan kemudian pilih apakah Anda ingin menambahkan email untuk memberikan akses ke penerima atau jika Anda ingin berbagi link.
Saat membuat tautan yang dapat dibagikan, Anda dapat memutuskan apakah file atau folder hanya dapat diakses melalui alamat email dari grup yang sama (misalnya, akun Google perusahaan Anda) atau jika Anda ingin siapa pun yang memiliki tautan mendapatkan akses.
Anda juga dapat memutuskan bagaimana orang lain dapat berinteraksi dengan file. Apakah mereka diundang sebagai pemirsa, pemberi komentar, atau sebagai sesama editor?
9. Cari File yang Tepat
Mudah-mudahan, Anda akan mengikuti saran sebelumnya dan menyiapkan satu set folder untuk konten Anda. Namun, terkadang, masih sulit untuk menemukan file yang tepat. Cara termudah untuk mengatasi ini adalah dengan menggunakan bilah pencarian bawaan dan menambahkan kata kunci yang sesuai.
10. Menggunakan Google Drive Offline
Anda dapat mengakses file secara offline cara menggunakan google drive-nya dengan Chrome sebagai browser. Untuk menyimpan file untuk penggunaan offline, pilih roda gigi dan kemudian Pengaturan.
Pengaturan memberi Anda opsi untuk membuat Google Dokumen, Spreadsheet, dan Slide tersedia bahkan saat Anda tidak memiliki koneksi internet.
Membuat file tersedia dalam mode offline berarti menyimpan salinan lokal di perangkat Anda hingga disinkronkan dengan cloud, jadi jangan lakukan ini di komputer umum atau komputer bersama.
Bagaimana Cara Menggunakan Google Drive di Android?
Anda juga dapat mengakses Google Drive di ponsel melalui aplikasi dari App Store dan Google Play. Cara menggunakan google drive di android juga sama langkahnya seperti di atas. Perbedaannya hanya pada rasio layar saja.
Apakah Google Drive Pilihan yang Tepat Untuk Anda?
Dalam panduan cara menggunakan google drive ini, kami telah melihat apa itu GDrive dan bagaimana menggunakannya. Namun, sebelum Anda mengikuti tutorial Google Drive ini untuk menyiapkannya, mari luangkan waktu sejenak untuk mempertimbangkan apakah itu pilihan yang tepat untuk Anda dan bisnis Anda.
Google Drive berguna untuk menyiapkan hub dokumen dan berbagi konten dengan cepat. Meskipun datang dengan versi gratis melalui Gmail, versi berbayar melalui Google Workshop adalah nilai terbaik untuk uang saat Anda mengakses sejumlah alat yang berguna.
Menggunakan Google Drive adalah pilihan yang jauh lebih baik daripada menyimpan informasi di hard drive fisik atau mengirim email versi dokumen baru bolak-balik.
Namun, menggunakan Google Drive untuk manajemen pengetahuan memiliki serangkaian batasan. Itu hanya tidak memiliki fitur-fitur canggih dan integrasi dengan aplikasi lain yang akan membuatnya berguna untuk bisnis yang ambisius.
Ringkasan
Cara menggunakan google drive di atas sangat cocok untuk menyimpan file dokumen, foto dan audio untuk keperluan kerja maupun sekolah, karena bisa di akses dari manapun dengan perangkat laptop maupun ponsel. Senang membantu Anda, semoga bisa bermanfaat.